88% van administratie in Excel bevat fouten

Tellow-Excel-Overstappen

In 1985 werd Excel digitaal gebaard door moeder Microsoft en sindsdien is dit een enorm populair programma om analyses in te maken. Veel zzp’ers gebruiken Excel dan ook voor hun boekhouding. Maar is dat wel zo slim?

De voordelen van Excel-boekhouden

Waarom maken mensen überhaupt gebruik van Excel voor hun administratie? Dit zijn de redenen om ermee te starten (en ermee door te gaan):

  • Het is goedkoop;
  • Er zijn goede sjablonen te vinden op het internet;
  • “Mijn boekhouder raadde het me aan”;
  • Een eenvoudige boekhouding opzetten is relatief simpel.

De grootste Excel-fouten of all time

Uit onderzoek van the University of Hawai’i* blijkt echter dat 88% van gedetailleerde Excel-spreadsheets fouten bevat.

Een simpele Excel-typo kan behoorlijke gevolgen hebben.** In 2003 verloor het Canadese energiebedrijf TransAlta 24 miljoen dollar. De oorzaak? Een medewerker had een rij in de spreadsheet niet juist uitgelijnd. Daar ging de winst! Ook financieel gigant JP Morgan kreeg in 2012 te maken met 6 miljard(!) dollar verlies, wederom door een kopiëren/plakken-foutje in Excel.

Kodak’s overstatement van 11 miljoen

Daarnaast leed Kodak in 2005 behoorlijk gezichtsverlies én verloor flink wat aandelen (thanks to een overstatement van $11 miljoen), puur omdat een collega een nulletje teveel aan een spreadsheet toevoegde. 

En dit voorbeeld is niet zozeer met geld gemoeid, maar wel een vervelende blunder: in 2012 organiseerde Londen de Summer Olympics, waar 10.000 tickets voor waren. Een werknemer drukte de verkeerde toets in en maakte daar 20.000 van, waardoor er veel te veel tickets werden verkocht en de organisatie hun excuus moest aanbieden bij duizenden teleurgestelde fans.

Waarom je Excel niet moet gebruiken voor je boekhouding

Vraag je je af hoe het kan dat deze fouten worden gemaakt? Komt dat niet gewoon omdat iemand niet zat op te letten? Het antwoord is simpel: mensen maken nu eenmaal fouten. Dit wordt - helaas - keer op keer bevestigd*. Als mensen simpele taken uitvoeren, zoals typen, dan maken ze in 0,5% van alle gevallen fouten. Bij complexere taken, zoals het schrijven van programma’s, stijgt dit percentage zelfs tot 5%. De taken in deze studies komen over het algemeen overeen met de moeilijkheidsgraad van het creëren van een formule in een spreadsheet.

Er zijn meerdere onderzoeken* gedaan waarin naar voren komt dat er drie soorten fouten zijn:

  1. Logische fouten, zoals het invoeren van de verkeerde formule door verkeerde logica of redenering. Deze zijn moeilijk om te ontdekken en aan te passen;
  2. Simpele fouten, zoals het verkeerd invoeren van een nummer of het linken naar de verkeerde cel;
  3. Fouten waarbij iets wordt weggelaten. Deze zijn het moeilijkst om te achterhalen.

Één van deze drie soorten fouten veroorzaakt al incorrecte spreadsheets, laat staan als je alledrie de fouten tegelijkertijd maakt. Ja, je kunt Excel gratis gebruiken, waardoor je in eerst instantie geld bespaart. Maar, een foutje kost je al gauw meer dan je lief is. Als je een verkeerde berekening maakt en onjuiste btw-aangifte doet, kun je zo een boete op je deurmat krijgen.

De nadelen van een Excel-administratie

Wat ons betreft is de kans op fouten het allergrootste nadeel. Daarnaast kleven er meer nadelen aan. Met Excel heb je behoorlijke kennis nodig van boekhouden en Excel-formules. Daarnaast kan zo’n spreadsheet behoorlijk onoverzichtelijk worden als je bedrijf groeit, wat resulteert in het moeten inschakelen van een boekhouder (erg duur!). Een ander nadeel is dat je geen toegang hebt tot support.

De oplossing? Je administratie automatiseren

Now what? ‘Overstappen naar een digitale boekhoudtool’ is het antwoord. Een geautomatiseerde administratie is het fundament van een efficiënte (en succesvolle) onderneming. Je hoeft niet meer te kopiëren en plakken, omdat de data automatisch wordt geïmporteerd in het systeem. Ook de allerbeste boekhoudtools kunnen fouten niet 100% voorkomen, maar de kans op fouten is velen malen kleiner.

Investeren in een overzichtelijke administratie betaalt zichzelf terug, want je:

  • bespaart tijd en dus geld;
  • hebt real-time inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en kan bijsturen indien nodig;
  • maakt minder fouten, waardoor je niet voor onaangename verrassingen zoals naheffingen en boetes komt te staan;
  • hebt een duidelijker overzicht van je debiteuren, krijgt seintjes als je actie moet ondernemen en kan sneller herinneringen versturen;
  • maakt het jezelf gemakkelijk doordat gegevens automatisch worden uitgewisseld met je klantenbestand, internetbankieren en rapportagesoftware;
  • hoeft geen bonnen meer over te tikken, de btw-bedragen van je bonnen worden automatisch uitgerekend en je doet daardoor je btw-aangifte in 1 klik.

Download onze whitepaper en houd tijd over voor ondernemen

Een overzichtelijke administratie starten is meestal knap lastig! Daarom hebben wij een handige whitepaper ontwikkeld waarin precies uitgelegd wordt hoe dit moet. Overstappen vanuit Excel is daarnaast extra gemakkelijk dankzij onze gratis overstapservice: onze boekhouders bellen gratis met jouw boekhouder en controleren of je administratie correct is.

Download jouw eigen whitepaper en lees hoe je je boekhouding zo snel mogelijk op orde krijgt.

* Bron
** Bron