De voordelen en nadelen van boekhouden in Excel 

Voor veel (startende) ondernemers is de boekhouding een uitdaging. Een boekhouder inhuren kan daarvoor een oplossing zijn, maar dat kost je veel geld. Je kunt een hoop geld besparen door je administratie in Excel te doen. Maar is dat wel slim? We zetten de voordelen en nadelen van boekhouden in Excel voor je op een rijtje.

De voordelen van een gratis Excel boekhouding

1. Geld besparen

Ja, we geven het toe, Excel is goedkoop! Door zelf je administratie in Excel bij te houden, bespaar je behoorlijk wat centen. Je kunt ervoor kiezen om een boekhouder je Excel sheet nog te laten nakijken, maar je bent in ieder geval veel minder geld kwijt dan wanneer je de hele boekhouding door een boekhouder laat doen.

2. Het is simpel

Een eenvoudige boekhouding opzetten is relatief simpel. Dat brengt ons ook meteen bij voordeel nummer 3...

3. Goede sjablonen

Er zijn veel goede sjablonen te vinden op het internet. Na een rondje Google zul je veel sjablonen vinden die boekhouders gratis beschikbaar stellen. Hiermee kun je in Excel vrij gemakkelijk je administratie opstarten en bijvoorbeeld facturen maken zonder zelf het wiel opnieuw uit te vinden.

4. Betrouwbaar

Veel boekhouders raden Excel aan aan zzp'ers, omdat het een simpele, maar effectieve manier is om je inkomsten en uitgaven bij te houden. Veel zzp'ers en ondernemers maken nog gebruik van Excel en ook veel boekhouders vertrouwen op Excel. Waarom zou je verder zoeken als iemand met kennis van het vak good old Excel aanraadt?

De 5 nadelen van boekhouding in Excel

1. Groter risico op fouten: minder betrouwbaar

Als je alles in Excel doet, is de kans veel groter dat je een fout maakt. Je moet namelijk zelf boekhoudkundige formules invoeren. Wist je dat 88% van de administraties in Excel fouten bevat? Een foutje sijpelt er snel doorheen... Logische fouten, zoals het invoeren van de verkeerde formule door verkeerde logica of redenering, zijn gemakkelijk om te ontdekken en aan te passen. Simpele fouten, zoals het verkeerd invoeren van een nummer of het linken naar de verkeerde cel, zijn een graadje lastiger. Fouten waarbij iets wordt weggelaten zijn het moeilijkst om te achterhalen.

Één van deze drie soorten fouten veroorzaakt al incorrecte spreadsheets. Veel cellen bevatten namelijk formules, waardoor één gemaakte fout wordt doorgevoerd in alle cellen. Als je alledrie de fouten tegelijkertijd maakt, ben je (of je boekhouder) daarna lang bezig met het vinden van de oorzaak.

2. De btw-aangifte is gedoe

De btw-aangifte is een nachtmerrie voor sommige ondernemers en sommige zzp'ers stellen dit uit tot de deadline aan het einde van het kwartaal. Je hebt een hoop gegevens nodig voor de aangifte omzetbelasting, die je zelf uit de Excel-sheet moet halen. Als je geen tot weinig boekhoudkennis hebt, is het een grotere uitdaging om de juiste cijfers in het Excel-bestand te vinden.

3. Minder tijd voor ondernemen

Als ondernemer is jouw tijd natuurlijk geld waard. Je administratie in Excel doen kan uren van je tijd kosten, doordat je bijvoorbeeld bonnen handmatig moet overtikken en gegevens overneemt van je ontvangsten. Door je administratie te automatiseren bespaar je een hoop tijd. Al dat overtikken wordt gewoon voor je gedaan: de juiste cijfers worden voor je klaargezet. Deze tijd kan je dan besteden aan belangrijkere zaken, zoals ondernemen.

4. Minder inzicht in je financiën

In Excel is het lastiger om een helder overzicht te creëren, vooral als je geen financiële achtergrond hebt. Krijg maar eens direct inzicht in je winst en verliesrekening!

5. Duur

Zo'n administratie in Excel kan goedkoop lijken, maar soms is goedkoop écht duurkoop. Als je een simpele boekhouding hebt en kennis hebt van boekhouding, is de kans aanwezig dat alles smooth verloopt. Als je echter veel inkomsten en uitgaven hebt en bovengenoemde fouten maakt, dan wordt het een ander verhaal. Ja, je kunt Excel gratis gebruiken, waardoor je in eerst instantie geld bespaart. Maar een foutje kost je al gauw meer dan je lief is. Als je een verkeerde berekening maakt en onjuiste btw-aangifte doet, kun je zo een boete op je deurmat krijgen. En dan is er ook nog de optie dat je door je eigen fouten te weinig btw terugkrijgt. Zonde!

Minder gedoe met Excel, makkelijker boekhouden?

Met Tellow kunnen zzp'ers makkelijk online boekhouden. Met ons boekhoudprogramma doe je gewoon zelf je boekhouding. Je administratie wordt geautomatiseerd: jij scant je bonnetjes, wij doen de rest. Daardoor heb je altijd financieel overzicht en wordt de btw-aangifte wordt voor je klaar gezet. Je bonnen worden veilig in de cloud opgeslagen.

Minder gedoe, meer ondernemen? Tellow begint al bij €0!