Dit artikel is in 7 minuten te lezen

Boekjaar afsluiten met een eenmanszaak: de jaarafsluiting

administratie-doen-vrouw

Als je als zzp'er je administratie doet, krijg je ook te maken met het afsluiten van je boekjaar. Wat is een jaarafsluiting precies, hoe sluit je een jaar af en wat heb je nodig om de jaarafsluiting te doen?

Wat is een jaarafsluiting?

Met een jaarafsluiting doe je letterlijk wat het zegt: je sluit je het jaar af. In de boekhouding wordt gewerkt met zogenaamde boekjaren. Een boekjaar loopt van 1 januari t/m 31 december. Door een boekjaar af te sluiten rond je het jaar af en start je het volgende jaar met een schone lei. Als zelfstandig ondernemer is het immers belangrijk dat je je administratie goed op orde hebt; met een jaarafsluiting doe je just that. 

Daarnaast moet iedere zzp'er aan het einde van het jaar zijn balans opstellen en invoeren in zijn aangifte inkomstenbelasting om de winst uit onderneming te bepalen. Daarvoor moet hij bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) zijn investeringen opvoeren, zijn afschrijvingen boeken, bepalen wat de nog te factureren omzet is, bepalen wat zijn voorraad was, nagaan of de crediteuren- en debiteurenpositie terecht is, privé gebruik boeken, nagaan of er kosten zijn die hij vooruit betaald heeft, nagaan of er kosten zijn die hij nog moet betalen over het betreffende boekjaar. Dit zou je kunnen zien als een afsluiting.

Is de jaarafsluiting verplicht als zzp’er?

Hoewel het voor zzp'ers geen vereiste is vanuit de Belastingdienst, is het aan te raden om wél te doen. In de boekhoudtool van Tellow is het zelfs noodzakelijk. Hieronder lees je daar meer over. Zodra jij het jaar sluit, worden de eindbalans van 2019 en de beginbalans van 2020 opgesteld; dit is nodig om je administratie correct te doen.  

Waarom moet ik de jaarafsluiting doen?

1. Voorkom fouten

Je voorkomt moeilijk vindbare fouten in je administratie. Door het boekjaar af te sluiten wordt er niks meer in het betreffende boekjaar geboekt. Je winst en verlies gaan weer op nul. Je voorkomt bijvoorbeeld dat je bonnen en facturen van 2020 niet in 2019 boekt. 

2. Krijg inzicht en stuur volgend jaar bij

Met een jaarafsluiting krijg je goed (financieel) inzicht in je onderneming: je weet o.a. hoeveel omzet je hebt gemaakt en hoeveel kosten je had. Door overzicht te hebben, zie je ook wat er goed is gegaan en wat niet. Met deze kennis kun je het jaar daarop aanpassingen doen.

3. Voorbereiding op aangifte inkomstenbelasting

Door de jaarafsluiting bereid jij je voor op de aangifte inkomstenbelasting. Veel van de gegevens die je bij elkaar zoekt voor de jaarafsluiting, heb je ook nodig voor de aangifte die je moet doen bij de Belastingdienst. 

Wat is het verschil tussen een jaarafsluiting en een jaarrekening?

Wat is een jaarafsluiting?

Een jaarafsluiting is het afronden van je administratie van 1 jaar. De gegevens in een jaarafsluiting worden voor bv’s in de jaarrekening gezet. De jaarrekening is dus de basis voor een jaarrekening. Een jaarafsluiting stuur je niet naar de Belastingdienst, maar je gebruikt de gegevens daaruit voor de aangifte inkomstenbelasting.

Wat is een jaarrekening?

De jaarrekening is een financieel eindverslag van je bedrijf waarmee je inzicht krijgt in de financiële keuzes en resultaten. Deze stel je ieder jaar op. Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op beide. Voor een bv is het wettelijk verplicht om een jaarrekening te maken conform BW2, publicatiestukken te deponeren en de jaarrekening met notulen van de AvA vast te stellen. De jaarrekening moet naar de Belastingdienst worden gestuurd. Voor eenmanszaken is dit niet verplicht.

Wanneer moet ik de jaarafsluiting doen?

No worries, je hoeft niet stipt voor 31 december 23:59 uur je boekjaar af te sluiten. Maar het is slim om dit zo snel mogelijk te doen. Het kan al als je weet dat alle inkoopfacturen en verkoopfacturen van dat jaar zijn verwerkt. Doe dit in ieder geval vóórdat je de aangifte ib doet, omdat je daarvoor de gegevens van de jaarafsluiting nodig hebt.

Wat heb ik nodig voor mijn financiële jaarafsluiting?

  • Overzicht verkoopfacturen
  • Inzicht in banktransacties
  • Alle inkoopfacturen
  • Overzicht van afschrijvingen
  • Ingevulde beginbalans
  • Rapportage van betaalde/ontvangen btw aan Belastingdienst
  • Inzicht in privé uitgaven

Zoals je ziet, moet je eigenlijk alle gegevens van het gehele jaar verzamelen. Ben je Tellow-gebruiker? High five! Het is simpel om in Tellow je jaarafsluiting te doen: als je je administratie gedurende het jaar regelmatig bijhoudt, worden veel gegevens al voor je verzameld. Ofwel minder gedoe, meer rust!

administratie-jaarafsluiting-zzp

Hoe doe ik mijn jaarafsluiting in Tellow?

Met het stappenplan hieronder zie je precies wat je moet doen.

Deze stappen zijn voor alle zzp’ers hetzelfde:

  1. Check of alle verkoopfacturen in je administratie staan, zodat je inzicht hebt in wat je hebt verkocht. 
  2. Zorg dat alle oranje en rode bolletjes in je account weg zijn. Dit doe je door al je banktransacties te verantwoorden. Koppel aan iedere uitgave een bonnetje of inkoopfactuur, om aan de Belastingdienst te kunnen laten zien. Geef ook aan of je de uitgave privé of zakelijk hebt gedaan.
  3. Check of alle btw-aangiftes zijn vastgelegd. Elk kwartaal doe je de aangifte omzetbelasting, ook wel de btw-aangifte. Tellow maakt een overzicht voor je van je omzet in een jaar. In deze rapportage zie je hoeveel geld je hebt betaald aan of ontvangen van de Belastingdienst. Weet je niet zeker hoe je de btw-aangiftes vastlegt? Lees hier hoe je dat doet.

Onderstaande stappen zijn wat specifieker en niet voor iedereen van toepassing. Loop ze allemaal even na om er zeker van te zijn dat je alles hebt gehad.

  1. Check of je in 2019 geld hebt betaald of ontvangen voor je inkomstenbelasting of zorgverzekering. Als dit het geval is, boek dit dan privé en niet als omzet of kosten.
  2. Was je al ondernemer vóór 1 januari 2019? Zorg dan voor een ingevulde beginbalans. De eindbalans van 2018 ervoor is tevens de beginbalans van 2019.
  3. Heb je je privé auto zakelijk gebruikt? Declareer € 0,19 per zakelijke kilometer aan je onderneming door een Excel-bestand te maken van alle zakelijke kilometers die je hebt gereden (houd daarbij rekening met deze regels van de Belastingdienst). Upload dit bestand in Tellow; wij verwerken deze voor je.
  4. Had je in 2019 een auto op naam van de zaak? Boek alle kosten op autokosten. Heb je meer dan 500 kilometer privé gereden? Maak dan handmatig een correctie via de memoriaalboekingen. Een boekhouder kan je hier absoluut bij helpen.
  5. Corrigeer alles wat je privé hebt gebruikt. Maak je bijvoorbeeld privé gebruik van je telefoon of internetabonnement? Corrigeer het privé gebruik onder de optie ‘Geavanceerd’ en klik vervolgens ‘Btw privé gebruik’.
  6. Heb je investeringen op de balans staan? Maak in dat geval een memoriaalboeking van je afschrijving. Ga naar de optie ‘Geavanceerd’ en klik vervolgens op ‘Memoriaalboeking’. Lees hier meer over de regels over afschrijvingen.
  7. Heb je een zakelijke lening en/of financial lease? Check of de periodieke betalingen juist zijn geboekt. Deze moeten niet als kosten zijn geboekt. Let hierbij ook op de rente. In dit artikel staat dit verder uitgelegd.
  8. Afsluiten maar! Ga in het menu naar ‘Geavanceerd’ en vervolgens naar ‘Fiscale jaren’. Sluit een jaar af door op het rode slotje te drukken. Je eindbalans wordt gecreëerd en rekeningen worden weggeboekt; het jaar is echt voorbij! Zodra je het jaar afsluit, wordt deze geblokkeerd in Tellow. Je kunt dan geen aanpassingen meer doen. Let dus op dat je alles goed hebt gecheckt.
  9. Vul de IB-aangifte pas in zodra je het jaar hebt afgesloten. Zo weet je zeker dat de cijfers die je doorgeeft aan de Belastingdienst overeenkomen met de gegevens in Tellow.

Checklist voor een snelle afsluiting boekjaar 2019

  • Alle verkoopfacturen geüpload
  • Alle zakelijke bonnetjes en inkoopfacturen verwerkt
  • Banktransacties verantwoord en gekoppeld aan bonnen en inkoopfacturen
  • Beginbalans ingevuld
  • Btw-aangiftes vastgelegd
  • Afschrijvingen verwerkt
  • Privé aftrekposten verwerkt

Heb je nog vragen? Tellow's support team helpt je graag verder.

Minder boekhouden, meer ondernemen

Krijg support