Facturen maken voor zzp'ers: De ultieme gids 

Wanneer is een factuur verplicht?

We leggen de verschillende scenario's uit waarin het uitreiken van een factuur cruciaal is: bij verkooptransacties, intracommunautaire leveringen, bij specifieke bedragen en in zakelijke situaties.

• Bij de verkoop van dienst of product. Als je goederen of diensten levert aan een klant, ben je verplicht om een factuur uit te reiken.
• Bij intracommunautaire leveringen oftewel; transacties tussen bedrijven in verschillende EU-landen is een factuur vereist om te voldoen aan de btw-regelgeving.
• Bij bepaalde bedragen, in sommige landen is een factuur verplicht voor transacties boven een bepaald bedrag, zoals bijvoorbeeld bij transacties boven de €100.
• Bij zakelijke transacties, zoals aankopen voor een bedrijf of professioneel gebruik, is een factuur meestal verplicht voor de boekhouding en belastingdoeleinden.

Als zzp'er is het belangrijk om te weten wanneer je een factuur moet sturen. Als je dit niet doet, kun je een boete krijgen of andere juridische problemen krijgen. Zorg er dus altijd voor dat je de regels volgt.

Tip: stuur je facturen zo snel mogelijk naar de klant als de transactie is afgerond.

Wat zijn de belangrijkste functies van een factuur?

Een factuur is niet zomaar een stukje papier; het dient vier essentiële doelen: commercieel, juridisch, fiscaal en boekhoudkundig. Laten we samen de impact verkennen die dit eenvoudige document heeft op jouw bedrijf!

1. Het commerciële doel van een factuur is om de verkoopafspraken tussen twee partijen vast te leggen. Dit omvat de prijs per eenheid, het aantal eenheden, en ook betalingsvoorwaarden en eventuele boetes voor late betaling.
2. Het juridische doel van een factuur is om de verkoop of dienst te bevestigen. Dit helpt bij het formeel vastleggen van de schuld van een klant aan zijn leverancier.
3. Fiscaal gezien kan een factuur worden gebruikt om het verschuldigde belastingbedrag te controleren, zoals btw of vennootschapsbelasting.
4. Ten slotte is een iedere factuur een officieel boekhoudkundig document dat wordt gebruikt om de rekeningen van een organisatie te beheren.

Waarom moet je facturen nummeren?

Het toewijzen van unieke nummers aan je facturen is niet alleen een administratieve vereiste die de Belastingdienst stelt, maar het helpt ook bij het bijhouden van transacties, het voorkomen van dubbele facturen en het stroomlijnen van je boekhouding. Maar hoe doe je dat het beste?

Hoe moet je facturen nummeren?

Een makkelijkste methode is om letters en cijfers te combineren, zoals het jaar en een uniek nummer, bijvoorbeeld: "2024-001". De factuur erna noem je dan “2024-002” etc.

Een andere manier kan zijn om het factuurnummer per klant te verhogen, zoals "KL01-001" voor de eerste factuur van klant 1.

Tip: Hoewel er geen specifieke regels zijn voor de exacte opbouw van jouw facturen, is het toch handig om een duidelijk en logisch nummeringssysteem te gebruiken om facturen gemakkelijk te organiseren en terug te vinden.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Volgens de Nederlandse Belastingdienst moeten facturen gedurende 7 jaar worden bewaard. Het is belangrijk dat facturen goed worden genummerd en gearchiveerd, zodat ze gemakkelijk kunnen worden teruggevonden in geval van een controle door de Belastingdienst of andere overheidsinstanties.

Waarom is een goed factuursysteem belangrijk?

Kortom, een factuur is heel belangrijk voor elk bedrijf. Het is niet alleen een bewijs van verkoop of dienst, maar het helpt ook bij de boekhouding en belasting. Zorg dat je facturen goed maakt en bewaart. Met een goed factuursysteem kun je betalingen makkelijker volgen en je financiën netjes houden.

Wil je gratis online facturen maken?

Er bestaan handige boekhoudprogramma’s waarmee je facturen automatisch goed worden gemaakt. Alle benodigde gegevens staan erop en de juiste nummering gebruiken. Klanten kunnen facturen direct via het programma betalen. Zo weet je ook precies de datum waarop je de factuur verstuurt, en de datum waarop de factuur betaald is.

Bekijk de handige functies hier