Ontspannen overstappen van boekhoudpakket 

De administratie… Veel zelfstandig ondernemers associëren het met stress, chaos en onduidelijkheid. Daarom is Tellow er: om de randzaken van ondernemen, zoals boekhouden, simpeler te maken. Boekhouden is namelijk niet zo eng als het lijkt!

In dit blog lees je stap voor stap hoe je zo snel en simpel mogelijk overstapt naar Tellow.

Starten als ondernemer

Ben je net gestart als ondernemer en gebruik je nog geen boekhoudprogramma? Dan is starten met je boekhouding in Tellow zo gepiept. Ons online boekhoudpakket heeft een gratis versie, maar ook betaalde versie met meer opties. Boek vrijblijvend een opstartgesprek met iemand uit ons team om wegwijs te worden in Tellow. 

Zeker weten dat je niks vergeet als starter?

We hebben een gratis ebook geschreven voor startende ondernemers met de 10 basisstappen voor succesvol ondernemen.

Overstappen naar Tellow vanuit Excel

Doe je nu je administratie in Excel? Download dan ons gratis whitepaper waarin je leest hoe je stap voor stap simpel overstapt vanuit Excel. 

Overstappen vanuit ander boekhoudpakket

Maak je nu gebruik van een ander boekhoudprogramma en wil of ga je overstappen naar Tellow? We helpen je graag met makkelijk boekhouden!

In onderstaande checklist (en daaronder per stap een uitgebreidere uitleg) lees je hoe je zo snel mogelijk overstapt naar Tellow.

Checklist voor het overzetten van je boekhouding

1. Kies de juiste overstapdatum
2. Exporteer de gegevens en maak een backup van alle bonnen en facturen tot de overstapdatum
3. Stel de eindbalans op in het oude pakket (of vraag je boekhouder om hierbij te helpen)
4. Stel de beginbalans op in Tellow
5. Koppel jouw (zakelijke) bankrekening
6. Geef je boekhouder toegang tot Tellow
7. Gebruik Tellow en vergeet stress
8. Besteed meer tijd aan jouw passie: je bedrijf!

Stap 1. Kies de juiste overstapdatum

‘Een goed begin is het halve werk’ is in in het geval van je boekhouding overzetten een wijze uitspraak! Je wilt je administratie in je nieuwe boekhoudprogramma natuurlijk correct, maar zo snel en simpel mogelijk ingericht hebben. 

Je kunt een logische overstapdatum kiezen waarmee je genoeg tijd hebt om af te ronden in het oude programma. De overstapdatum is de startdatum in je nieuwe administratiepakket. Veel ondernemers denken dat het einde van het jaar hét moment is om over te stappen. Maar voor velen is dit juist een drukke periode, waardoor alleen het denken aan overstappen al extra stress oplevert. 

Natuurlijk kun je op ieder gewenst moment overstappen. Stel je voor dat je een afsluitdatum aan het einde van een kwartaal kiest, dan kun je desnoods een half kwartaal nog opnieuw invoeren.

Wat is het beste moment voor de overstap van boekhoudprogramma?

Maar wist je dat een van de beste momenten om over te stappen net na de btw-aangifte is? De aangifte van Q4 2019 is net geweest (op 31 januari). Daarom is ook nu, februari, een goed moment voor de overstap. T/m eind april (de deadline van aangifte Q1 2020) heb je rustig de tijd om je jaar fris opnieuw te beginnen. 

Overstappen kan ook prima in februari, maart of zelfs nog in april. Als je maar wel op tijd begint om alles aan te leveren voor de aangifte.

Als je de btw-aangifte hebt gedaan, kun je in het nieuwe boekhoudprogramma gemakkelijk een frisse start maken. In je oude boekhoudprogramma heb je de btw bijgehouden tot het moment van je aangifte. In Tellow hoef je dan alleen nieuwe bonnen en facturen bij te houden. Zo voorkom je dat je gegevens moet overnemen uit het oude programma of dat er fouten worden gemaakt bij dit tijdrovende proces. 

Je kunt de startdatum in Tellow zo plannen dat deze direct ingaat na de btw-aangifte.

Stap 2. Maak een backup in je oude pakket

In de meeste boekhoudprogramma’s is het mogelijk om de opgeslagen gegevens te exporteren. Het is verstandig om een back-up te maken van je administratie en op een veilige plek op te slaan, zodat je daar nog toegang tot hebt. 

Stap 3. Stel de eindbalans op in het oude pakket

De eindbalans is een overzicht van alle bezittingen, vreemd vermogen en eigen vermogen aan het eind van een periode, bijvoorbeeld 31 december 2019 of 13 februari 2020. Met een eindbalans kun je de posten uit het oude systeem meenemen naar het nieuwe systeem. Zie de balans maar als een soort foto opname. 

De eindbalans kun je vinden in je oude boekhoudprogramma en heb je nodig in Tellow. Je kunt de eindbalans opslaan als een pdf en vanuit daar alle informatie invoeren in de beginbalans van Tellow. 

Stap 4. Stel de beginbalans op in Tellow

De beginbalans is een overzicht van alle bezittingen, vreemd vermogen en eigen vermogen aan het begin van een periode. Hiermee heb je de gegevens van je vorige tool paraat in Tellow.

Hoe je een beginbalans opstelt in Tellow? Daarvoor heb je een paar gegevens nodig:

• Een winst- en verliesrekening
• Een eindbalans
• Een overzicht van alle openstaande facturen (inkoop en verkoop)

Het kan ingewikkeld lijken om zelf de beginbalans op te stellen. Dat is het niet! Mocht je er in Tellow niet helemaal uitkomen, dan legt dit artikel het stap voor stap uit. Je kunt dit ook door een boekhouder laten doen; in Tellow kun jij je boekhouder gratis uitnodigen om jou te helpen.

Stap 5. Koppel jouw (zakelijke) bankrekening

Wil je optimaal gebruik maken van Tellow? Koppel dan je (zakelijke) bankrekening.

Het is slim als je dit zo snel mogelijk doet. Dan heeft Tellow direct toegang tot jouw transacties en is het niet nodig om handmatig transacties in te voeren. En dat scheelt je een hoop tijd en gedoe.

Voor klanten van de Rabobank en Bunq is het mogelijk om een automatische koppeling te maken. Ben je aangesloten bij een andere bank? Dan ga je in Tellow naar ‘transacties importeren’: je voert jouw zakelijke bankgegevens in en vervolgens moeten de transacties worden ingeladen. Hoe je dit doet verschilt per bank, lees hier verder voor uitleg.

Stap 6. Upload je eerste bon of factuur

You made it! *Tellow geeft je een digitale bos bloemen 💐*. Nu kun je inkoopfacturen, bonnetjes en verkoopfacturen uploaden.

Hallo, ontspannen boekhouden!

Als jij een bon scant of een factuur uploadt, leest Tellow de gegevens uit en doet een boekingsvoorstel voor de juiste kostenpost in jouw grootboekrekening*. Dit boekingsvoorstel dien je zelf altijd nog even te checken. Indien nodig pas je deze aan. Pas je de boeking niet aan? Dan blijft de boeking gewoon staan.

* De grootboekrekening is een verzameling van alle inkomsten- en uitgavenposten en normaliter zitten hier onwijs veel posten aan. Van posten die je vaak gebruikt zoals ‘representatiekosten’ tot de wat minder bekende zoals ‘voorraad onderhanden werk’. Het fijne is dat je hier dus niet over na hoeft te denken in Tellow.

Tellow verwerkt alle inkomsten en uitgaven automatisch voor je. Om dit mogelijk te maken staan deze categorieën vast en is het niet mogelijk om zelf categorieën toe te voegen. Het schema dat door Tellow wordt gehanteerd is voldoende om een kloppende administratie te voeren. Bekijk hier welke boekingsregels Tellow hanteert.

Stap 7. Geef je boekhouder toegang tot Tellow

Natuurlijk proberen we Tellow zo in te richten dat je jouw administratie ook zonder boekhouder goed bij kan houden. We maken het eenvoudiger om zelf te kunnen doen, maar soms is de expertise van een boekhouder onmisbaar. Wij zeggen weleens: Tellow automatiseert, de boekhouder adviseert. 

Boekhoudsoftware is geweldig omdat vaak voorkomende situaties uitstekend kunnen worden geautomatiseerd. Soms is het echter fijn om hier en daar wat extra hulp te krijgen bij lastige situaties. In Tellow geef jij je boekhouder gewoon gratis toegang.

Lees in dit artikel stap voor stap hoe jij je boekhouder gratis toegang geeft.

Stap 8. Gebruik Tellow en vergeet stress!

Vanaf nu werkt je administratie vóór je: met je telefoon in je broekzak heb je vanaf nu altijd en overal inzicht in je administratie en financiën. 

Je scant je facturen on the go en de gegevens worden netjes en geordend bijgehouden in de app. Zo weet je hoe je bedrijf eraan toe is, kun je gefundeerde beslissingen maken voor jouw onderneming en actie ondernemen wanneer nodig. Dat scheelt je niet alleen een hoop tijd en geld, maar ook energie. Zo kun je die gebruiken voor het werk waar je warm van wordt.

Persoonlijk contact met Tellow

Het bovenstaande stappenplan is opgesteld om de overstap zo smooth mogelijk voor je te maken. Mocht je er niet helemaal uit komen en heb je behoefte aan hulp bij het overstappen? Open een chat met ons support team, stuur een mail of plan een belafspraak in via de Supportpagina.