Je zzp administratie stressloos opzetten doe je zo 

Leestijd: 6 - 8 minuten

Als zzp’er is de administratie vast niet je lievelingsklusje. Het is nou eenmaal verplicht, maar dat betekent niet dat je het ook leuk vindt. Om het toch leuker te maken hebben wij een simpel stappenplan voor je. We vertellen je hierin alles over de administratie basics, de bewaarplicht, welke verzekeringen je nodig hebt en hoe je een buffer opbouwt. Ready? Let's go!

Even een opfrissertje: wat houdt administratie precies in?

Heel kort en krachtig gezegd: het bijhouden van de gegevens van je bedrijf. Basically, al het papierwerk dus. Vaak zegt iemand administratie maar bedoelt dan de financiële administratie van een bedrijf - ofwel de boekhouding. De boekhouding gaat dus echt alleen over het verwerken van de financiële gegevens van je bedrijf. Het is daarmee wel een onderdeel van de algehele administratie. 

Dan nu jouw stressvrije administratie in 12 stappen:

1. Begin met een online boekhoudprogramma

Begin with the end in mind, my friend. Je wilt voorkomen dat je financiële administratie een zooitje wordt. Druk zijn met je klanten bedienen is goed, maar druk zijn met onnodig veel boekhouding is zonde. Sterker nog: hoe fijn zou het zijn als je boekhouding vóór jou werkt? Een online boekhouding is de oplossing, omdat dit je veel tijd - en dus geld - bespaart. Je hebt altijd en overal toegang tot je financiële administratie, hebt alles op één overzichtelijke plek staan en je kan je boekhouder toegang geven om mee te kijken.

2. Weet de bewaarplicht van je administratie

Het is slim om vanaf het begin alles goed voor elkaar te hebben, zodat je het in orde hebt voor de Belastingdienst. Een goed begin is immers het halve werk, nietwaar? De volgende zaken dien jij als zzp’er 7 jaar te bewaren:

- De inkoop- en verkoopfacturen
- De bankafschriften (het is daarom aan te raden direct een zakelijke rekening te openen.)
- Het kasboek
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Je gewerkte uren als zzp’er*
- Je km-registratie 
- Het grootboek
- Indien van toepassing: de loonadministratie

Let op: onroerend goed zaken zoals de huur van een bedrijfspand dien je zelfs 10 jaar te bewaren.

* Een fijne tip om je uren goed bij te houden - ook handig als je dit bij moet houden voor opdrachtgevers: gebruik een app zoals TimeChimp of TellowTime (voor Apple gebruikers).
 

3. Weet wat je aan de Belastingdienst dient te betalen

Als zzp’er betaal je twee soorten belasting: omzetbelasting (ook wel btw genoemd) en inkomstenbelasting. Wat en hoeveel je betaalt, hangt af van je inkomen en de rechtsvorm waarmee je je inschrijft bij de KvK. Nadenken hierover wordt getackeld met het online boekhoudprogramma Tellow. Tellow berekent automatisch je omzetbelasting voor je en zet je aangifte voor je klaar. Wil je meer weten over de omzetbelasting? Lees dan dit artikel.

4. Voer je aanloopkosten op

De meeste ondernemers hebben al kosten gemaakt voordat ze officieel beginnen met ondernemen. Je hebt bijvoorbeeld al geïnvesteerd in een website, visitekaartjes of een laptop. Als je kan aantonen dat deze kosten zakelijk zijn, mag je de btw aftrekken onder ‘voorbelasting’. De btw hiervan mag je terugvorderen op aankopen tot en met 5 jaar voor de start van je onderneming. 

Ben je een starter? Download dan nu ons whitepaper en maak een vliegende start met je onderneming.

5. Go digital met je administratie

Het is hierboven al ter sprake gekomen, maar het gaat je veel tijd besparen om je administratie bij te houden in een online boekhouding. Een bijkomend voordeel is dat je nooit meer je bonnetjes en belangrijke bestanden kwijt raakt. Het boekhoudprogramma Tellow richt zich speciaal op zzp’ers, is veilig en voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. 

Met de app scan je je bonnen, waarna je uitgaven automatisch onder de juiste kostenpost worden verwerkt. Door de koppeling met je bank krijg je een seintje van de app als je na een aankoop de bon vergeet in te scannen. Ook kun je facturen sturen via Tellow, waarna de btw die je moet afdragen meteen in je btw-overzicht wordt geplaatst.

Het mooie van dit al? Tellow zet ieder kwartaal de btw-aangifte voor je klaar en herinnert je eraan dat het tijd is voor de Belastingdienst. Je hebt in één klik je btw-aangifte gedaan en ontvangt nooit meer een boete omdat je te laat bent! Je bespaart jou en je boekhouder een hoop tijd en gedoe.

6. Wees consequent

Blok in je agenda een uurtje per week voor je administratie, het liefst op een vaste dag. Upload je bonnen en stuur je inkomende facturen direct door naar je online boekhoudprogramma. Je kan tegenwoordig ook facturen versturen vanaf je mobiel, zodat je cashflow meer op gang blijft.

7. Houd privé en zakelijk goed gescheiden

Zolang je in de administratie privé en zakelijk goed gescheiden houdt, voldoe je aan de eisen van de belastingdienst. Dit doe je door een aparte zakelijke en privé administratie te hebben.

De volgende dingen helpen je om dat gemakkelijker te doen:

1. Zorg voor een zakelijke betaalrekening. Tip: Als starter geven banken je vaak veel voordelen zoals gratis transacties.
   
2. Stort vanaf je zakelijke rekening een vast maandsalaris naar je privé-rekening.
   
3. Zorg voor een digitale zakelijke en privé administratie. Privé kan dat bijvoorbeeld in je Google Drive. Zakelijk kan je het beste werken met een online boekhoudprogramma.
   
   
   

8. Bouw een buffer op

Je dient zelf je inkomstenbelasting, verzekeringen en btw te betalen als zzp’er. Je wilt uiteraard niet voor verrassingen komen te staan. Je kan daarom een aparte zakelijke spaarrekening openen, waar je bij iedere binnenkomende betaling meteen de btw en inkomstenbelasting op stort.

Daarnaast is het aan te raden om een aparte rekening te openen voor een buffer. Zo ben je voorbereid als je eens een maand hebt waarin je minder omzet maakt. Soms kan je al voorspellen of achteraf terugzien dat je omzet tijdens sommige maanden minder is - zo is de zomer voor veel ondernemers vaak een rustige periode.

It’s a smart move om een vast percentage per maand opzij te zetten. Om het overzichtelijk te houden kan je dit bedrag het best op een andere (spaar)rekening zetten dan de rekening waar je de inkomstenbelasting en btw op stort.

Wil je meer leren over hoe je een buffer opbouwt?
Het boek Profit First van Mike Michalowicz is een echte aanrader. De schrijver daagt je als zzp'ers uit om niet akkoord te gaan met de laatste broodkruimels op je zakelijke bankrekening als salaris. Je leert om winst prioriteit te geven en wat je overhoudt je budget te laten bepalen. Say what? Een must read dus.

9. Zorg dat je voorbereid bent op arbeidsongeschiktheid

We know, sorry, dit is geen leuk onderwerp. Maar we hebben het beste met je voor. Ook al wil je er liever niet aan denken: ziek worden. Het is toch handig om voor jezelf te regelen dat je inkomen hebt, indien je door onvoorziene omstandigheden niet meer kunt werken.

Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) kan dé oplossing voor de nood zijn. Hiermee weet je van tevoren wat je uitkering gaat zijn als je een tijd ziek wordt of voor langere tijd uitvalt. 

Met een arbeidsongeschiktheidsverzekering betaal je maandelijks een premie. Deze AOV-premie is aftrekbaar, waardoor je tot 40% aan kosten kan besparen. Het kan zijn dat een AOV te duur voor je is - deze verzekeringen zijn behoorlijk kostbaar. Omdat we graag met je meedenken, hierbij een een paar tips om de kosten naar beneden te brengen:

• Verhoog je eigen risico. Dit houdt in dat je wachttijd omhoog gaat en je bij ziekte dus pas na een aantal maanden geld uitgekeerd krijgt. Dit betekent dat je zelf wel een buffer moet hebben opgebouwd om deze wachttijd te overbruggen.
  
• Pas je eindleeftijd aan. Je premie is afhankelijk van de periode waarover je je verzekert - of dit op je 47e eindigt of op je 83e. Het is wel verstandig dat je een alternatief regelt voor het moment waarop je over de eindleeftijd gaat.
  
• Verzeker maar een deel van je inkomen. Hiermee verlaag je de AOV-premie. Dit gat dien je dan zelf wel te dichten met bijvoorbeeld spaargeld.
   
• Je kan een AOV combineren met broodfonds of crowdsurance. Deze instanties vergoeden meestal de eerste 2 jaar van je arbeidsongeschiktheid, waardoor de wachttijd van je AOV omhoog kan en je premie daarmee naar beneden gaat. 

Let op: dit onderwerp is tegenwoordig hot en happening in de politiek en er kan dan ook veel veranderen. Houd de wetgeving hierover dus in de gaten! Dit geldt ook voor het volgende punt: je pensioen.

10.  Denk na over je pensioen

Als zzp’er bouw je niet zoals in loondienst vanzelf pensioen op. Zzp’ers in bepaalde sectoren (zoals de bouw en de zorg) zijn verplicht om onderdeel te zijn van een pensioenfonds. Wanneer dit niet het geval is, dien je dit voor jezelf goed te regelen. Je pensioen opbouwen heeft ook financiële voordelen op korte termijn.

Hieronder een aantal tips voor het opbouwen van je pensioen:

1. Hoe eerder je begint, hoe meer je opbouwt

- begin lekker op tijd en misschien eerder dan je wil ;-).

2. Wanneer je spaart voor je pensioen, maak je tot een bepaald bedrag gebruik van belastingvoordelen.

Het geld dat je in je pensioen stopt is aftrekbaar. Een deel van het geld krijg je terug bij de aangifte inkomstenbelasting. Het bedrag dat je aan je pensioenpot geeft telt ook niet mee als vermogen. Je betaalt hier dus geen vermogensbelasting over.
 

3. Maak gebruik van een spaardeposito.

Met een spaardeposito kan je je geld voor langere tijd vastzetten, bijvoorbeeld voor 10, 15 of 20 jaar. Het voordeel hiervan is dat je een hogere rente ontvangt dan bij een gewone spaarrekening.

En je haalt er niet makkelijk geld vanaf aangezien hier boetes op staan. Het is hierdoor minder aantrekkelijk om je spaargeld te gebruiken voor een maandje Mexico of die nieuwe Mercedes.

4. Verspreid je risico zoveel mogelijk door niet alleen te sparen, maar ook te kijken naar andere mogelijkheden voor investeringen.

Zo kun je investeren in een huis of gaan beleggen. Al moeten we erbij zeggen: het is wel aan te raden om advies in te winnen van een professional, voordat je daarmee start.

5. Maak gebruik van de oudedagsreserve

Dit houdt in dat je een deel van de winst uit je onderneming reserveert voor je pensioen. Het bedrag dat je opzij zet gaat af van je inkomen, waardoor je er geen belasting over betaalt. De belastingdienst stelt verder geen eisen aan wat je wel of niet met dat geld mag doen. Je kunt dit geld investeren in je bedrijf of opsparen voor je pensioen. 

11.  Check je verzekeringen

Een veelgemaakte fout van freelancers is de gedachte ‘Mij overkomt niets’, maar ook als zzp'er loop je dagelijks risico’s die je niet altijd kan over- en voorzien. Dat je dan verzekerd bent voor risico’s die je niet zelf kan dragen, is een geruststellende gedachte. Welke verzekering jij als zzp’er nodig hebt is afhankelijk van in welke sector je werkzaam bent.

Twee van de meest belangrijke verzekeringen hebben we hierboven al benoemd, namelijk de AOV en je pensioen. Daarnaast zijn de volgende verzekeringen voor bijna iedere ondernemer van toepassing: beroepsaansprakelijkheid, bedrijfsaansprakelijkheid en rechtsbijstandsverzekering. Het is aan te raden om je hier goed over in te lezen en advies in te winnen, zodat je verzekerd bent en niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

12. Vraag advies

Als je nog vragen hebt, blijf er dan niet te lang mee rond lopen. Een boekhouder, accountant of financieel adviseur kan je verder helpen en je vragen beantwoorden. En aangezien jij tegenwoordig je eigen boekhouding online kunt doen, kan een adviseur met je meekijken en je zo nog sneller van advies voorzien.